Digitalizzazione e Innovazione La gestione di una azienda e le nuove esigenze di compliance
Il Contesto di Riferimento
Il modello di organizzazione di una Azienda ha subito negli anni una rivoluzione quasi epocale considerata la graduale introduzione, nel tempo, di norme finalizzate alla gestione dei comportamenti per i quali la “non conformità” è diventata in alcuni casi oggetto di sanzione amministrativa, degenerando in reato nei casi più gravi.
Questa evoluzione ha caratterizzato diversi ambiti quali, per esempio, la Sicurezza sul Lavoro con il DLgs 81-2008, la Privacy con il R.E. 679/2016, più conosciuto come GDPR, la Cyber Security relativa alla sicurezza informatica, non ultimo la gestione dei protocolli per la prevenzione da Covid-19.
Analogamente, con la globalizzazione dei mercati, già dall’inizio del nuovo millennio, si è accentuata la necessità di riscrivere le regole che governano il funzionamento di enti e aziende sia nei rapporti con altre organizzazioni ma soprattutto con i destinatari dei servizi (vedi per esempio il GDPR).
Lo stato Dell'Arte
L’approccio a queste dinamiche, da parte della classe dirigente non è stato sicuramente favorevole dal momento che, molto spesso, ne viene travisato il principio ispiratore rivolto soprattutto alla prevenzione di azioni che, a prescindere dalle motivazioni che le hanno generate, hanno generato un danno alle persone/comunità.
E’ anche vero che il modo con cui queste norme vengono in alcuni casi imposte e le modalità di applicazione, non favoriscono il giusto approccio; il più delle volte, infatti, si omette di citare il vero obiettivo per le quali vengono emanate, e cioè premiare i modelli di organizzazione improntati alla qualità, efficienza ed in molti casi il rispetto di direttive e policy volute da una dirigenza attenta al bene comune e consapevole dei cambiamenti in atto.
A questo proliferare di leggi e regolamenti la risposta, in termini di soluzioni adottate, è stata in molti casi anacronistica dal momento che, alla domanda di Consulenza e Servizi Specialistici per l’adeguamento alla nuove disposizioni da parte di enti e aziende in generale e delle scuole in particolare, ha corrisposto sostanzialmente una offerta di consulenza preoccupata soprattutto di adempiere agl’obblighi imposti, sovrapponendo al modello organizzativo in essere, attività supplementari, step temporali di verifiche e controlli che, anziché supportare l’organizzazione nel processo evolutivo, lo hanno in qualche caso ingessato, esponendo la stessa ad elevati oneri in termini di tempo e costi. Chiaramente in questo scenario caratterizzato da “soli doveri”, è maturata da parte degli interessati una forma di disaffezione che, in molti casi, ha portato anche a comportamenti palesemente in contrasto con le norme stesse.
Le Criticità
Le anomalie di questa dicotomia nel sistema aziendale si riscontrano innanzitutto nello scollamento tra l’organizzazione di riferimento ed il Consulente che a volte sembra comportarsi con un atteggiamento slegato dalle esigenze della Dirigenza Aziendale, disattento alle dinamiche di una didattica in piena evoluzione e poco incline a valutare gli impatti in termini di miglioramento della qualità dei servizi.
In altre parole, è un sentimento diffuso quello del management aziendale che vede nel consulente un mero esecutore di leggi e regolamenti e non un supporto alla sua attività. Ne è la prova l’approccio, per esempio, alla Certificazione dei Processi che caratterizzano talune attività di Compliance obbligatorie, ma anche su base volontaria dove si intendono le norme ISO come un insieme di carte necessarie per dimostrare di avere un’organizzazione efficiente. A questo il più delle volte corrisponde l’atteggiamento di un consulente preoccupato solo di consegnare “un bollino” prima possibile e con il minimo costo e sforzo.
Sinteticamente la percezione da parte dei Dirigenti Aziendali rispetto alla compliance si declinano in:
Attenzione al rispetto di una normativa intesa come fine a sè stessa
Difficoltà nella fase aggiornamento continuo e palesi disallineamenti temporali nelle azioni correttive
Appesantimento dei processi di organizzazione
Assenza di tangibili benefici
Preoccupata esposizione alla consapevole mancanza di adeguato supporto.
Il Nostro Punto di Vista
Il nostro atteggiamento, molto critico nei confronti dell’approccio alla compliance e delle conseguenze che ne derivano, scaturisce da una analisi oggettiva delle condizioni in cui versa la globalità del Sistema Italia e della elencazione delle possibili cause che l’hanno determinata.
Precisiamo che con questa considerazione non facciamo riferimento ad una legge in particolare tantomeno alla passiva accettazione di norme che in qualche caso sono anche abbastanza discutibili, il nostro giudizio, dal momento che la nostra azienda ha ed avuto nel passato molteplici tipologie di enti e aziende come clienti, fa riferimento ad un italico approccio generalizzato e trasversale.
Nella fattispecie del sistema scolastico purtroppo, l’approccio alla compliance non è tanto diverso rispetto ad altre tipologie di enti per i quali i modelli organizzativi, gli obiettivi istituzionali che li caratterizzano, le modalità di gestione delle risorse, sostanzialmente, sono fermi al dopoguerra.
In tutto questo, la responsabilità della Consulenza Esterna è evidente, pertanto, è proprio ripensando alle metodologie sino ad oggi adottate che scaturisce la nostra proposta, la quale propone un Modello Organizzativo che coinvolga e privilegi, a partire dal singolo Istituto, il “modus operandi” della Direzione e delle sue esigenze e da queste, far scaturire un modello di Digitalizzazione Innovativa che coinvolga tutta la gestione nel suo complesso dove già la Compliance, non sia vista come una sovrapposizione ai processi organizzativi, ma una conseguenza della puntuale e corretta gestione degli stessi.
La Soluzione
La nostra proposta di gestione prevede l’applicazione del modello di Compliance Integrata al modello di organizzazione già presente nell’azienda che prescinde dalle tradizionali modalità adottate sino ad oggi. Queste privilegiavano la gestione delle singole attività di Compliance affidandole a singoli Consulenti di settore, il nostro modello, invece, integra le stesse nella gestione ordinaria dell’Istituto.
Il punto di partenza, quindi, non sono più le singole normative quali Sicurezza sul Lavoro, Privacy, etc, ma gli Ambiti/Processi di riferimento presenti nell’azienda quali, Direzione, Segreteria, Personale, Produzione, etc.
Rispetto a ciascuno di questi settori, considerate le caratteristiche dell’Azienda, sarà effettuata l’analisi di contesto, la mappatura delle attività, l’analisi rischi e quant’altro indicato dalla normativa, al fine di attivare le procedure previste, nella fattispecie dalle norme stesse,quali formazione, prevenzione, monitoraggio etc.
Il risultato di quest’approccio sarà innanzitutto l’aver evitato la duplicazione delle mappature riferite alle diverse attività gestite dall’azienda a cui associare le diverse azioni di prevenzione previste dalle norme. Pertanto, una sola mappatura a cui associare le singole attività di compliance che intervengono nelle diverse fasi operative, senza inutili sovrapposizioni, oltre che evitare le ridondanze di gestione che inevitabilmente si presentano, individua le interazioni che possono scaturire da una visione globale delle stesse e cogliere così i vantaggi che ne possono derivare dalla loro ottimizzazione.
Il cuore del nostro sistema che può, a discrezione del Management Aziendale , coinvolgere tutto il sistema di gestione aziendale, è un modello di organizzazione per Processi presente su una piattaforma di servizi “on line” che lavora, appunto come già indicato in precedenza, sulla mappatura delle singole attività aziendali codificate, nella fase in Procedure per poi essere gestite in fase operativa con la metodologia ritenuta più opportuna dai responsabili di settore. Questa modalità, a parte i tanti vantaggi che derivano dall’adozione di questa tipologia di modelli, garantisce tra l’altro:
La puntuale realizzazione delle attività previste nelle Procedure codificate in fase iniziale dall’Organo di Vigilanza/Dirigente da parte di tutto il personale preposto.
Il monitoraggio analitico delle singole azioni svolte attraverso un cruscotto il cui accesso è riservato alle figure preposte, in alternativa alla dirigenza aziendale.
Un sistema di Alert che avvisa l’Organo di Vigilanza/Dirigente al verificarsi dalla Non Conformità
La tracciabilità di tutte le azioni svolte al fine della rendicontazione richiesta da alcune norme (vedi DLgs 81)
Al fine di garantire la gestione delle procedure adottate sono necessari i seguenti prerequisiti:
Approvazione da parte della dirigenza del Piano Operativo concordato preventivamente con il Team di Consulenza e la relativa consapevolezza sulla opportunità di adottare un sistema di Organizzazione e Compliance Integrata per una gestione ottimale dell’azienda
Individuazione di una figura professionale Interna e/o esterna preposta al monitoraggio giornaliero del framework di gestione.
Accesso a tutti i dati scolastici attraverso una procedura in rete dinamica e trasparente rispetto ad una gestione governata esclusivamente da privilegi assegnati dall’Amministratore di Sistema.
I Vantaggi
Primo
Una garanzia di maggior Tutela del Titolare dalle implicazioni che possono derivare da una “Non Formalmente Corretta” gestione delle attività di Compliance Obbligatoria.
Secondo
Una puntuale ed aggiornata situazione dello stato dell’arte dell’Istituto rispetto agli obiettivi di programma definiti per importanza e urgenza nel Breve, Medio e Lungo termine
